Datenschutzhinweise zu Eventregistrierungen bei AllianzGI sowie der Applikation "AllianzGI Events"

Stand: 11.05.2023

Die Persönlichkeitsrechte unserer Kunden und Partner zu respektieren, ist für uns ein wesentlicher Grundsatz. Das gilt selbstverständlich auch für den Umgang mit Ihren persönlichen Daten aus der Benutzung der App „AllianzGI Events“ sowie bei Eventregistrierungen. Im Rahmen der Nutzung der App sowie bei Eventregistrierungen können personenbezogene Daten von Ihnen durch den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (siehe Ziffer 1, nachfolgend auch mit "wir", "uns" oder "AllianzGI" bezeichnet) erhoben und verarbeitet und für die Dauer gespeichert werden, die zur Erfüllung der festgelegten bzw. gesetzlich vorgegebenen Zwecke erforderlich ist.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die

Allianz Global Investors GmbH
Bockenheimer Landstraße 42-44
60323 Frankfurt am Main / Germany

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz "An den Datenschutzbeauftragten" oder unter der
E-Mail-Adresse: dataprivacy@allianzgi.com sowie unter eventprivacy@allianzgi.com

Bei sonstigen Fragen oder Unklarheiten können Sie sich auch gerne an das Event Management Team wenden: events@allianzgi.com

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

Betrieb der App

Bei der Nutzung der App fallen technisch bedingt einige Daten an, die automatisiert in den Logfiles unserer Server gespeichert werden. Dies sind bspw. der Name Ihres Internet Service Providers, Ihre IP-Adresse, verwendetes Betriebssystem und dessen Version etc. Neben Zwecken des technischen Übertragungsvorgangs speichern wir die Logfiles aus Sicherheitsgründen, um Fälle des Missbrauchs unseres Dienstes nachvollziehen zu können.

Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO bzw. auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht dabei in den oben genannten Zwecken.

Bereitstellung der App-Funktionen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um den in der App bereitgestellten Funktionsumfang anbieten und die mit Ihnen geschlossene Nutzungsvereinbarung erfüllen zu können.

Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Bei der Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um sie für die Organisation und Durchführung von Reisen und Veranstaltungen zu nutzen. Hierzu verarbeiten wir primär die bei uns gespeicherten Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, geschäftliche Daten, Kommunikationsdaten). Im Online-Anmeldeverfahren zum Teilnehmermanagement haben Sie die Möglichkeit die Richtigkeit dieser Daten zu bestätigen. Je nach Veranstaltung kann es nötig sein, weitere Daten von Ihnen zu erheben. Dazu können gehören: Name, Geburtsdatum, akademischer Titel, Geschäftsadresse, Privatadresse und Ausweisdaten (z. B. für eine Hotel -oder Flugbuchung), Telefonnummern, Informationen zu Lebensmittelunverträglichkeiten und Speisepräferenzen (Veganer/Vegetarier), Teilnahme an Programmen, Einwilligungen zu besonderen Hinweisen (z.B. Versteuerung, Verhaltenskodex), Vor-/Nachname einer Begleitperson sowie deren Präferenzen. Während der Durchführung von Veranstaltungen kann es zur Dokumentation und für die Öffentlichkeitsarbeit zur Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen kommen.

Für die Verarbeitung dieser Daten holen wir uns Ihre Einwilligung ein, sodass als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (ggf. i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) dient.

Bei der Anmeldung für eine digitale Veranstaltung

Melden Sie sich für eine digitale Veranstaltung an, verarbeiten wir Ihre für die Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung erforderlichen personenbezogenen Daten (insbesondere Name, geschäftliche E-Mailadresse, ggf. Ihre Funktion innerhalb des Unternehmens, Ihre Mobilnummer oder private bzw. geschäftliche Adresse).

Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, Ihnen die digitale Veranstaltung zur Verfügung stellen zu können.

Teilnahme als Referent

Nehmen Sie als Referent an einer Veranstaltung teil, verarbeiten wir die jeweils erforderlichen von Ihnen bereitgestellten Informationen, um den Veranstaltungsteilnehmern die Möglichkeit zu bieten, sich über die Referenten der jeweiligen Veranstaltung zu informieren.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung der mit Ihnen als Referent abgeschlossenen Vereinbarung über Ihre Referententätigkeit. Sollte keine Vereinbarung mit Ihnen geschlossen worden sein, erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, die Teilnehmer bestmöglich auf die Veranstaltung vorzubereiten.

Sonstige Datenverarbeitung aufgrund berechtigter Interessen und aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann insbesondere der Fall sein:

• zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, insbesondere auch bei Support-Anfragen,
• zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und Verstößen gegen sonstige Rechtsnormen und interne Regelungen insbesondere durch Datenanalysen zur Missbrauchsbekämpfung,
• um im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen Sachverhalte nachvollziehen und belegen zu können,
• zur statistischen Auswertung von Teilnehmerzahlen.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. gewerbe- und aufsichtsrechtliche Vorgaben, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht dabei in den oben genannten Zwecken.

3. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Zur Erreichung der oben genannten Zwecke ist es stellenweise erforderlich Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger weiterzugeben. Bei diesen Empfängern kann es sich um Auftragnehmer oder um Dritte handeln. Empfänger in diesem Sinne können sein:

• Damit wir eine Veranstaltung umfassend organisieren können, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten - im jeweils erforderlichen Umfang - an ausgewählte Dienstleister übermitteln. Dies können je nach Bedarfssituation sein: Hotel, Reisebüro, Fluggesellschaften, Transferunternehmen, Caterer, Fotografen, Werbeagenturen, Druckereien, Werbemittelhersteller, Veranstaltungsagenturen usw.
• Software-Firmen für das Teilnehmermanagement (technische Bereitstellung für das Teilnehmermanagement, für die Online-An-/Abmeldung sowie den Betrieb der App und von Veranstaltungswebseiten).
• Ggf. weitere Auftragsverarbeiter, mit welchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben. Dadurch wird sichergestellt, dass diese die Daten niemals zu eigenen Zwecken, sondern ausschließlich zu unseren - oben dargestellten - Zwecken verarbeiten.
• Der Umstand Ihrer Teilnahme an einer Veranstaltung ist für die anderen Teilnehmer der Veranstaltung ersichtlich. Zudem sind die von Ihnen im Profilbereich gemachten Angaben für die anderen Veranstaltungsteilnehmer sichtbar und diese können auf die von Ihnen hinterlegten Kommunikationsdaten zugreifen.

4. Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, d.h. nach neunzig Tagen, es sei denn eine Speicherung der Daten ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben, für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren. Zudem speichern wir Ihre Daten für den Zeitraum, in dem Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

5. Inhalte von Dritten

Unter Umständen bieten wir Links von Dritten an. Obwohl wir sorgfältig die angebotenen Links prüfen, übernehmen wir keine Verantwortung für den Umgang mit Ihren Daten auf diesen Webseiten. Informieren Sie sich bitte im Voraus über den Umgang mit personenbezogenen Daten durch diese Dritten.

Für von Veranstaltungsteilnehmern z. B. im Chat geteilte Inhalte und Links übernehmen wir keine Verantwortung. Bitte wägen Sie sorgfältig ab, ob Sie solche Inhalte aufrufen.

6. Datenübermittlung in ein Drittland

Sollten wir Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. unsere verbindlichen unternehmensinternen Datenschutzvorschriften, abrufbar unter https://www.allianzgi.com/en/privacy-principles/website oder EU-Standardvertragsklauseln, abrufbar unter https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj) vorhanden sind.

7. Betroffenenrechte

Sie können beim Verantwortlichen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Behörde ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden

8. Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.