Часто задаваемые вопросы для делегатов ФГО ВП, участвующих в Саммите гражданского общества ФГО ВП
Благодарим вас за интерес к участию в Саммите гражданского общества ФГО ВП. Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы (FAQ), касающиеся вашего участия в мероприятии, вы найдете ниже. Если ваш вопрос остался без ответа, пожалуйста, свяжитесь с Секретариатом ФГО ВП по адресу admin@eap-csf.eu.
Правила регистрации и отмены
Я не могу присутствовать в течение всего времени. Можно ли посетить только один день саммита?
Делегатам ФГО ВП рекомендуется посетить весь Саммит (19-21 ноября 2024 года). Если вы можете принять участие в Саммите гражданского общества ФГО ВП только частично, пожалуйста, свяжитесь с Секретариатом по адресу admin@eap-csf.eu и объясните свою ситуацию.
Я не могу принять участие в саммите. Однако коллега из той же организации может принять участие. Может ли он/она посетить CSS от имени нашей организации?
Если вы не можете принять участие в Саммите и хотите, чтобы вашу организацию представлял другой сотрудник, пожалуйста, подтвердите это в Секретариате до окончания срока регистрации. Вас попросят объяснить, какой вклад в работу Саммита внесет замещающее лицо.
Я не могу принять участие в саммите. Однако мой друг из другой организации хотел бы принять в нем участие. Может ли он/она заменить меня на Саммите?
Если вы не можете принять участие в Саммите и хотите, чтобы вашу организацию представляла третья сторона (лицо, не являющееся частью организации), Секретариат отклонит вашу заявку на замену. Право на спонсорское участие в Саммите имеют только делегаты. Наблюдатели и члены Форума могут принять участие за свой счет (при условии одобрения Секретариатом, связанного с вместимостью помещения). Если вы не можете присутствовать на Саммите, лучше делегировать право на участие в мероприятии другому коллеге из той же организации, что и ваша.
Можно ли отменить свое участие после регистрации на Саммит? Какова политика отмены?
Если вы больше не можете присутствовать на Саммите, пожалуйста, сообщите Секретариат о причинах вашей отмены (медицинские показания / семейные обстоятельства и т. д.) и предоставьте обоснование вашей отмены (например, медицинскую справку). Пожалуйста, обратите внимание, что стоимость авиабилетов не возвращается, и в зависимости от причин вашей отмены, вас могут попросить возместить стоимость авиабилетов. Пожалуйста, уточните в Секретариате, какие условия применимы к вам.
Международные перевозки
Я являюсь финансируемым делегатом, который едет в Вену на CSS. Однако после мероприятия я буду путешествовать в другом месте. Могут ли организаторы забронировать для меня билет на самолет? Какие условия действуют?
Бюджет (международной) поездки для каждого делегата, участвующего в Саммите, составляет 500 евро на человека в оба конца. В зависимости от стоимости поездки туда и обратно (включая расходы на проезд из Вены в следующий пункт назначения), туристическое агентство сообщит вам, соответствует ли общая стоимость поездки требованиям и нужно ли вам покрывать расходы.
Можно ли забронировать меня на те же рейсы, что и моего коллегу?
Да, это возможно, если самый доступный вариант перелета на день бронирования билетов останется таким же, как у вашего коллеги. Пожалуйста, сообщите о своих предпочтениях по перелету турагенту, который свяжется с вами после регистрации.
Я не живу в столице своей страны. Могу ли я получить компенсацию за проезд до аэропорта и обратно в своей стране?
К сожалению, местные транспортные расходы в стране проживания делегатов не покрываются Форумом.
Мой паспорт еще действителен, но срок его действия истекает в конце ноября. Могу ли я по-прежнему путешествовать в Вену с моим паспортом?
В принципе, вы не можете. Обязательным условием является то, что срок действия вашего паспорта должен истекать (как минимум) через 3 месяца после вашего возвращения из страны Шенгенского соглашения. Однако в обоснованных случаях консульство может отступить от этого правила. Пожалуйста, уточните в консульстве Австрии в вашей стране, может ли быть сделано исключение в вашем случае. В противном случае, пожалуйста, обновите паспорт при первой же возможности, до бронирования авиабилетов.
По ошибке я неправильно написал свою фамилию/имя в регистрационной форме, и мои билеты были забронированы на неправильное имя. Что я могу сделать?
К сожалению, имя, указанное в билетах, изменить нельзя. Уточните у своего турагента, не взимается ли в вашем случае "сбор за изменение имени". Чтобы избежать подобных ошибок, перед бронированием билетов турагент должен попросить у вас отсканированную копию паспорта.
Что такое 24-часовое подтверждение и почему я должен подтвердить свой авиабилет в этот срок?
Чтобы избежать значительного увеличения стоимости авиабилетов, мы рекомендуем всем делегатам подтвердить свои варианты поездки как можно скорее, после приема. Если полученный вами вариант поездки не соответствует вашей программе, пожалуйста, сообщите об этом турагенту как можно скорее, и для вас может быть оформлен другой вариант.
Я опоздал на рейс в Вену на Саммит гражданского общества. Что я могу сделать?
Если вы опоздали на рейс по личным причинам (например, опоздание в аэропорт, спустившее колесо, семейные обстоятельства или проспали), немедленно свяжитесь с авиакомпанией, отвечающей за ваш рейс, и, прибыв в аэропорт, попытайтесь договориться об оплате пересадки, которая позволит вам вылететь следующим рейсом в течение нескольких часов. Если это досадное изменение планов повлияло на ваш стыковочный рейс, уточните у оператора, каким образом лучше всего уведомить авиакомпанию, ответственную за ваш следующий рейс, о вашем случае.
Если вы опоздали на стыковку в Вене из-за позднего прибытия первого рейса, то авиакомпания, ответственная за ваш рейс, должна будет найти для вас решение. Немедленно свяжитесь с оператором, ответственным за вашу ситуацию.
Независимо от причины, по которой вы опоздали на рейс, пожалуйста, как можно скорее сообщите об этом в Секретариат.
Мой рейс в Вену отменили. Что я могу сделать?
Если ваш рейс в Вену отменен, пожалуйста, уточните у авиакомпании, какие варианты перелета могут быть предложены вам в этот день/на следующий день, не позднее. Пожалуйста, немедленно сообщите в Секретариат, как только получите сообщение об отмене рейса в Вену.
Мой зарегистрированный багаж потерялся. Что я могу сделать?
Если ваш багаж потерялся, пожалуйста, подайте заявление в "Офис выдачи багажа" в аэропорту. Они постараются найти ваш пропавший багаж и как можно скорее сообщат вам, когда смогут доставить его обратно. Пожалуйста, будьте готовы предоставить в "Отдел выдачи багажа" адрес вашего отеля в Вене и ваш домашний адрес в вашей стране. Не теряйте билеты на получение багажа и будьте готовы предоставить авиакомпании чеки на любые товары, которые вам пришлось купить из-за пропажи багажа, так как вы можете рассчитывать на компенсацию.
Шенгенская виза
Моя шенгенская виза действительна до 31 декабря 2024 года. Могу ли я путешествовать в Австрию с текущей визой или мне следует подать заявление на получение новой?
В принципе, вы не можете. Обязательным условием является то, что срок действия вашей шенгенской визы должен истекать через 3 месяца после вашего возвращения из страны Шенгенского соглашения. Пожалуйста, уточните в консульстве Австрии в вашей стране, может ли быть сделано исключение в вашем случае. В противном случае, пожалуйста, подайте заявление на получение новой шенгенской визы в кратчайшие сроки, до бронирования авиабилетов. Пожалуйста, запросите в Секретариате письмо о визовой поддержке.
У меня нет действующей шенгенской визы. Как я могу посетить мероприятие?
Если у вас нет действующей шенгенской визы, пожалуйста, свяжитесь с Секретариатом ФГО ВП и запросите письмо визовой поддержки. Пожалуйста, уточните в консульстве Австрии в вашей стране, какие условия должны быть выполнены до подачи заявления на получение визы.
Расходы на получение визы будут компенсированы Секретариатом. Пожалуйста, заранее сообщите об этом Секретариату.
Моя виза была выдана, например, консульством Австрии в моей стране. Могу ли я использовать эту визу для поездки в другие страны Шенгенского соглашения?
Да. Согласно правилам Шенгенского соглашения, шенгенская виза обычно действительна для всех стран, входящих в Шенгенскую зону. Территориальный срок действия вашей визы указан на визовой наклейке под заголовком "Valid For".
Я подал заявление на получение шенгенской визы, но мне было отказано. Что я могу сделать?
Вы можете обжаловать это решение. Решение об отказе в выдаче шенгенской визы и причины отказа сообщаются на стандартном бланке, который выдается консульством государства-члена, отказавшим в выдаче визы. В уведомлении об отказе должны быть указаны причины, на которых основан отказ, а также порядок и сроки подачи апелляции. Вы можете подать повторную заявку, если ваше заявление было отклонено ранее. Однако перед подачей нового заявления рекомендуется ознакомиться с причинами предыдущего отказа и при необходимости внести изменения. В случае отказа в выдаче визы визовый сбор не возвращается. Пожалуйста, сообщите в Секретариат, если в выдаче визы было отказано.
Местный транспорт в Вене
Будет ли организован трансфер, который доставит участников из аэропорта в отель? Если нет, то как мне туда добраться?
Да, информация о местном транспорте в Вене (от и до аэропорта) будет предоставлена вам в логистическом письме, которое вы получите за две недели до начала саммита.
Проживание в Вене
Возможен ли ранний заезд/поздний выезд из отеля?
При наличии возможности вы можете воспользоваться ранней регистрацией заезда. Если вы хотите выехать позже, пожалуйста, уточните на стойке регистрации отеля, какие условия действуют.
Мой партнер/супруг сопровождает меня в Вене во время моей поездки на саммит гражданского общества ФГО ВП. Я хотел бы забронировать двухместный номер. Есть ли какие-либо финансовые последствия?
Да, при двухместном размещении взимается дополнительная плата. Пожалуйста, укажите эту информацию в регистрационной форме. Доплата будет произведена по прибытии в отель.
Я являюсь финансируемым делегатом, и мои расходы на проживание на саммите покрываются Форумом. Однако я бы предпочел остановиться у друзей в Вене. Возможно ли это?
Конечно, это возможно. В этом случае в регистрационной форме вам не следует запрашивать проживание и выбрать опцию "Проживание не требуется". Если вы забронируете проживание, но не заселитесь в отель, то вам будет предложено оплатить стоимость номера.
Основные помещения
Доступен ли Wi-Fi на территории заведения?
Да, бесплатный Wi-Fi будет доступен как в вашем гостиничном номере, так и в конференц-залах, зарезервированных для проведения саммита.
Я вегетарианец/веган или у меня есть определенные ограничения в еде. Будет ли безопасно для меня употреблять какую-либо пищу во время мероприятия?
В регистрационной форме вам будет предложено указать любые ограничения в питании или предпочтения (веганство/вегетарианство/без рыбы/без морепродуктов, без свинины и т. д.). Во время завтрака/кофе-брейка/обеда/ужина будет выделена отдельная секция для тех, у кого есть ограничения в питании. Все блюда будут четко маркированы, чтобы вы могли в полной мере насладиться едой.
Суточные
Как финансируемый делегат, я имею право на получение суточных за участие в саммите. Как они рассчитываются и когда распределяются?
Для делегатов, получивших финансирование, будет рассчитана суточная норма. Вы получите деньги наличными в первый и второй день работы Саммита гражданского общества ФГО ВП после подписания списка участников.
Повестка дня и другие материалы
Я зарегистрировался для участия в саммите, но еще не получил повестку дня. Когда она будет доступна?
Подробная информация о повестке дня, подтвержденных докладчиках и конкретном времени проведения будет опубликована на сайте ФГО ВП по мере поступления информации.Все зарегистрированные делегаты получат окончательную повестку дня по электронной почте до начала мероприятия.
Получу ли я какие-либо материалы от Секретариата ФГО ВП до начала Саммита гражданского общества?
Да, до начала саммита ФГО ВП предоставит вам несколько документов, которые потребуют вашего внимания.
Я зарегистрировался на саммите и в целях налаживания контактов хотел бы связаться с некоторыми организациями/участниками.
Пожалуйста, свяжитесь с Секретариатом, если вы хотите связаться с конкретной организацией/участником Саммита гражданского общества ВП.
Наряд
Какой наряд должен быть на мероприятии?
На всех заседаниях и мероприятиях уместна деловая повседневная одежда.